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Studienführer

Datenschutzbelehrung - Verarbeitung personenbezogener Daten

Datenschutzbelehrung für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Studierenden im Sinne der Artikel 13 und 14 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung 2016/679

Die europäische Datenschutzgrundverordnung Nr. 2016/679 (nachfolgend DSGVO) bestätigt das Recht aller Personen auf Schutz ihrer personenbezogenen Daten.

Als Studierende/er (nachfolgend „betroffene Person“) informiert Sie die Freie Universität Bozen im Sinne der Artikel 13 und 14 der DSGVO über die Zwecke und Modalitäten, mit denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Spezielle Datenschutzbelehrungen werden Ihnen zudem in Bezug auf spezifische Verwaltungsprozesse, Verwaltungsverfahren und/oder Dienstleistungsinanspruchnahmen übermittelt.

1. Verantwortliche der Datenverarbeitung, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche der Datenverarbeitung ist die Freie Universität Bozen, mit Rechtssitz in 39100 Bozen, Universitätsplatz 1, in der Person der Präsidentin und gesetzlichen Vertreterin pro tempore.

Der Data Protection Officer (DPO) kann kontaktiert werden unter: privacy@unibz.it

2. Zweck der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden durch den Verantwortlichen zu folgenden Zwecken verarbeitet:

a) Verwaltung der Verfahren zur Bewerbung und Zulassung zu den von der Universität angebotenen Studiengängen (z.B. Bachelor, Master, Doktoratsstudien, weiterbildende Master, Weiterbildungskurse);

b) Verwaltung des Immatrikulationsverfahrens und der damit verbundenen Tätigkeiten (Identifizierung der Studierenden mittels digitaler Fotografie) und Verwaltung des Verfahrens zur Einschreibung in einzelne Lehrveranstaltungen;

c) Verwaltung der Universitätslaufbahn bis zur Erlangung des Studientitels (Verwaltung des Studienplans, Registrierung der Prüfungen, Feststellung der Anwesenheit für Lehrtätigkeiten mit Anwesenheitspflicht, Einschreibung zu Sprachkursen des Sprachenzentrums der Universität, Anträge auf Abschluss und/oder Aussetzung des Studiums, Verwaltung der Beziehungen zwischen den Studierenden und der Universität, Archivierung und Speicherung von berufsbezogenen Daten, Umfragen zur Bewertung des Unterrichts, Tutoring);

d) Verwaltung der Studiengebühren;

e) Durchführung von curricularen und nicht curricularen Praktika;

f) Nutzung von Online-Diensten (Universitäts-E-Mail, digitale E-Learning-Plattform, Moodle, Online-Communities, Zugang zu anderen elektronischen Ressourcen);

g) Versenden von institutionellen Mitteilungen an Studierende und Absolventen über ein Portal und eine institutionelle E-Mail-Adresse;

h) Nutzung der Dienstleistungen der Bibliothek;

i) Zugang zu Labors und anderen Einrichtungen mit gesichertem Zugang;

j) Überprüfung der Wahrhaftigkeit der von den Studierenden gemäß DPR 445/2000 vorgenommenen Selbstbescheinigungen;

k) Wahl von Studierendenvertretern in die Gremien der Universität und Erfüllung der Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem gewählten Amt stehen;

l) Disziplinarverfahren gegen Studierende;

m) nationale und internationale Programme zur Mobilität von Studierenden;

n) Beratung bei Studienbeginn, Tutorat und Beratung bei Studienabschluss, Aktivitäten zum Einstieg in die Arbeitswelt (Job Placement), auch durch Kommunikation mit privaten, öffentlichen und interuniversitären Konsortien für ausschließlich berufliche Zwecke;

o) Erbringung von Dienstleistungen und Tätigkeiten für das Recht auf Studium (wie Befreiungen, Förderungen, Zuschüsse, Stipendien) und Verwaltung von Tätigkeiten zur Unterstützung von Universitätsstrukturen (studentische Mitarbeit im Rahmen der 120-Stunden);

p) Support zur Eingliederung von Studierenden mit bestimmten Behinderungen und Lernstörungen;

q) Verwaltung der Alumni der Freien Universität Bozen;

r) Teilnahme an Forschungsprojekten und/oder anderen Aktivitäten, die mit den institutionellen Zielen der Universität vereinbar sind;

s) Videoüberwachung der Universitätsstrukturen;

t) statistische Erhebungen und interne Bewertungen der Universität, die auch mittels Fragebögen durchgeführt werden, die an Studierende und/oder Absolventen/innen geschickt werden, und die Verbesserung der Lehrtätigkeit, der angebotenen Dienstleistungen und/oder die Unterstützung der Studierenden zum Ziel haben;

u) Veröffentlichung der Daten zum Studienabschluss im Katalog der Abschlussarbeiten der Universität.

Die institutionelle E-Mail-Adresse, die dem Studierenden zum Zeitpunkt der Immatrikulation zugewiesen wird, ist das Kommunikationsmittel zwischen dem Studierenden und der Universität. Alle offiziellen Mitteilungen und Informationen im Zusammenhang mit der Verwaltung der Studienlaufbahn, einschließlich Nachrichten zu Veranstaltungen der Universität, werden an diese E-Mail-Adresse geschickt. Für die Kommunikation mit angehenden Absolventen/innen und Absolventen/innen wird alternativ die E-Mail-Adresse verwendet, die der/die Studierende der Universität vor Studienabschluss mitgeteilt hat.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Folgende Datenkategorien werden für die oben genannten Zwecke verarbeitet:

  • personenbezogene Daten, wie z.B. persönliche Daten, Kontaktdaten, digitale Fotos, Matrikelnummern, Zugangsdaten, Registrierungsdaten, Daten zur Studienlaufbahn, Zugangsrechte, Bankdaten, Einkommens- und Steuerdaten der betroffenen Person und der Familienangehörigen, Bezahlungen, Bilder (Videomaterial, Fotos);
  • Daten, die zu den "besonderen Kategorien personenbezogener Daten" gehören, wie Daten über Gesundheit, Sexualleben, sexuelle Orientierung (z.B. Behinderung, Geschlechterwechsel, Inanspruchnahme von Befreiungen), Daten über die rassische und ethnische Herkunft (z.B. Flüchtlingsstatus), religiöse Überzeugungen, politische Meinungen (z.B. Verfahren zur Wahl der Studierendenvertreter);
  • personenbezogene Daten im Zusammenhang mit strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten nach Art. 10 DSGVO (z.B. mögliche strafrechtliche Verurteilungen, Disziplinarverfahren, Strafurteile wegen Verbrechen gegen die Universität)

4. Rechtsgrundlage der Behandlung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke erfolgt durch den Verantwortlichen auf der Grundlage mindestens einer der folgenden Rechtmäßigkeitsbedingungen.

  • Für personenbezogene Daten gemäß Art. 6 Par. 1 DSGVO:
  • zur Erfüllung von Aufgaben von öffentlichem Interesse im Sinne von Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung;
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
  • für die Ausübung eines berechtigten Interesses;
  • auf der Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person.

Für Daten, die zu "besonderen Datenkategorien" gehören (ehemals sensible Daten):

  • aus Gründen des überwiegenden öffentlichen Interesses auf der Grundlage des Unionsrechts oder des Rechts eines Mitgliedstaats gemäß Artikel 9, Par. 2 Buchstabe g) des DSGVO und Artikel 2-sexies, Par. 2 Buchstabe bb) "Hochschulbildung" des GvD Nr. 196/2003 sowie nachfolgende Abänderungen;
  • für in öffentlichem Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke (Art. 9, Par. 2 Buchst. j) DSGVO und Art. 2-sexies, Absatz 2, Buchst. cc) des GvD Nr. 196/2003 sowie nachfolgende Abänderungen.)
  • zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht;
  • auf der Grundlage der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Person (Art. 9, Par. 2, Buchst. A) DSGVO);
  • für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO);
  • für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO), soweit dies für die Erfüllung der in Nummer 2 genannten Zwecke unbedingt erforderlich ist.

5. Obligatorische oder freiwillige Übermittlung der Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke, mit Ausnahme der unten genannten Fälle, ist für den Aufbau und die Verwaltung der Beziehung zwischen den Studierenden und der Universität sowie für die Erfüllung der damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen unerlässlich.

Die Bereitstellung von Daten, einschließlich der Daten, die zu den "besonderen Datenkategorien" gehören, für die in den Buchstaben n) und s) genannten Zwecke ist fakultativ, aber die fehlende Übermittlung dieser Daten macht es der Universität unmöglich, die Erbringung der Dienstleistung, die Teilnahme an Tätigkeiten und/oder die Nutzung der beantragten Leistungen zu gewährleisten.

Für die Verarbeitung von anonymen und/oder aggregierten Daten gelten die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten nicht.

6. Datenquelle

Personenbezogene Daten werden normalerweise direkt über die betroffene Person erhoben. In einigen Fällen können diese Daten aber auch von anderen Quellen wie öffentlichen Datenbanken (SPID, ISEE), öffentlichen Verwaltungen, Strafregistern, Steuerberatungsstellen bezogen werden.

7. Modalität der Verarbeitung

Die Daten werden auch elektronisch gemäß der Datenschutzgrundverordnung – einschließlich des Rechts auf Sicherheit und Vertraulichkeit - und der internen Regelung über den Datenschutz von unseren beauftragten Mitarbeitern/innen unter der Leitung des jeweiligen Verantwortlichen für die korrekte Durchführung der institutionellen Tätigkeit der Universität verarbeitet. Ihre Daten können auch von Personen verarbeitet werden, denen das Gesetz oder eine untergeordnete Rechtsquelle den Zugriff erlaubt.

8. Mitteilung und Verbreitung der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten können, sowohl während als auch nach Abschluss des Studiums, an andere öffentliche und private Rechtssubjekte weitergeleitet werden, wenn dies für die Erreichung der institutionellen Ziele der Universität erforderlich ist. Dazu gehört die Bereitstellung von spezifischen Dienstleistungen für Studierende, die Durchführung von Praktika und interuniversitären Austauschprogrammen (z.B. Erasmus+, bilaterale Abkommen), die Verwaltung von gemeinsamen Studienprogrammen in Zusammenarbeit mit anderen Partneruniversitäten, die Eingliederung in die Arbeitswelt und sämtliche Maßnahmen, die zur Erreichung dieser Ziele notwendig sind. Unter Einhaltung der geltenden Gesetzesbestimmungen werden die Daten, unter anderem, in regelmäßigen Abständen der „Anagrafe nazionale degli studenti“ für die vom Art. 1-bis des Gesetzesdekrets Nr. 105/2003 - umgewandelt in Gesetz Nr. 170/2003 - vorgesehenen Zwecke übermittelt, sowie dem MIUR für die regelmäßigen und obligatorischen statistischen Erhebungen weitergeleitet. Gemäß Art. 6 des GvD Nr. 276/2003 veröffentlicht und macht die Freie Universität Bozen unter www.unibz.it die Curricula ihrer Studierenden vom Zeitpunkt der Immatrikulation bis mindestens 12 Monate nach Studienabschluss kostenlos zugänglich und übermittelt diese außerdem an das Portal Cliclavoro (www.cliclavoro.gov.it) des Arbeits- und Sozialministeriums. Auch werden die Daten zur Durchführung von Umfragen zur Analyse und Bewertung der Effizienz der Universität, wie vom D.M. 544/2007 vorgesehen, an das interuniversitäre Konsortium AlmaLaurea weitergegeben, dem die Freie Universität Bozen angehört. Die Daten können auch für historische, statistische oder wissenschaftliche Zwecke, unter Beachtung der Gesetzesbestimmungen und der fachspezifischen Verhaltenskodizes, verarbeitet werden. Ihre Daten können nach Abschluss Ihres Studiums der Abteilung Arbeit (Nr. 19) der Autonomen Provinz Bozen für statistische Erhebung zur Beschäftigungslage der Absolventen/innen weitergeleitet werden. Ihre personenbezogenen Daten werden an einen Cloud-Service weitergegeben, der von der Firma Exlibris Europe betrieben wird, mit der die Freie Universität Bozen einen Wartungsvertrag abgeschlossen hat. Den Nutzern/innen werden dadurch bestmögliche bibliothekarische Dienste gewährleistet. Insbesondere können Ihre Daten, unter Einhaltung der Bestimmung des Art. 19 des Datenschutzkodexes, anderen öffentlichen Rechtsträgern für die Durchführung der Kontrollen der Ersatzerklärungen im Sinne des Art. 71 des D.P.R. Nr. 445/2000 übermittelt werden. Die Daten können auch an alle Rechtssubjekte, die sie aufgrund gesetzlicher Bestimmungen kennen müssen oder sollen sowie jenen, die das Recht auf Akteneinsicht haben, weitergeleitet werden

Die personenbezogenen Daten können auch an externe Rechtssubjekte, Einrichtungen und Vereine zur Studienberatung, für Praktika, Jobinitiativen, für postgraduale Weiterbildungen und für die Zuweisung von Heimplätzen übermittelt werden. Diese Daten können auch anderen öffentlichen Rechtssubjekten übermittelt werden, wie z.B. öffentlichen Einrichtungen, die Forschungsgelder und Studienstipendien verwalten, aber nur für institutionelle Zwecke sowie im Rahmen der Zweckdienlichkeit und nur für die Dauer der beantragten Verarbeitung. Um die eigenen Dienstleistungen für die Studierenden zu optimieren, kann die Universität in Ausübung Ihrer institutionellen Tätigkeit, personenbezogene Daten im Rahmen ausgewählter Tätigkeiten auch an Outsourcing-Gesellschaften übermitteln. Zu diesem Zwecke werden diese Unternehmen zu externen Verantwortlichen der Datenverarbeitung benannt, nachdem überprüft wurde, dass sie die Voraussetzungen hinsichtlich der Erfahrung, der Kenntnisse und Zuverlässigkeit erfüllen. Das Fakultätssekretariat kann in begründeten Ausnahmefällen und nur für Zwecke, die mit dem Studium zusammenhängen ihre Telefonnummer an Lehrende mit einer Beauftragung an der Universität weitergeben. Dafür ist eine begründete Anfrage seitens der Dozenten notwendig.

Um die Studienberatung, die Weiterbildung und den Berufseinstieg (auch im Ausland) zu erleichtern, kann die Universität, auf Anfrage und/oder mit Zustimmung des/der Betroffenen, die Daten zu den Prüfungsleistungen der Studierenden (Zwischenergebnisse und Endergebnisse) und andere personenbezogene Daten, die keine sensiblen oder gerichtlichen Daten darstellen, auch an Private und auf telematischem Wege mitteilen oder verbreiten, wenn diese Daten für die Erreichung der oben angeführten Ziele als zweckdienlich erachtet werden.

9. Datenübermittlung in Nicht-EU-Länder

Im Rahmen der oben genannten Zwecke können Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU unter Berücksichtigung der Vorgaben und Bedingungen der Artikel 44 ff. der DSGVO übermittelt werden. Diese sind insbesondere folgende:

  • an Drittländer oder internationale Organisationen, für die die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 des DSGVO erlassen hat;
  • an Drittländer oder internationale Organisationen, die angemessene Garantien geboten haben und sofern den betroffenen Personen gemäß Artikel 46 DSGVO durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen
  • an Drittländer oder internationale Organisationen auf der Grundlage von Ausnahmeregelungen in besonderen Situationen gemäß Artikel 49 GDPR

10. Aufbewahrungszeitraum

Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten erfolgt nach den Kriterien der Notwendigkeit der Behandlung und in Übereinstimmung mit den einschlägigen gesetzlichen Verpflichtungen und/oder Vorschriften. Ihre personenbezogenen Daten werden daher für den gesamten Zeitraum aufbewahrt, der zur Erreichung der unter Punkt 2 genannten Zwecke erforderlich ist. Ihre Daten können für einen längeren Zeitraum gespeichert werden, der sich auf Fälle beschränkt, in denen die Daten für ein öffentliches Interesse, in der wissenschaftlichen Forschung, zu geschichtlichen oder Zwecken verwendet werden, sofern geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden.

Insbesondere gilt folgendes:

  • Personenbezogene Daten, die Registrierung, der Werdegang und das Erreichen des Titels werden auf unbestimmte Zeit gespeichert, auch unter Berücksichtigung der in der geltenden Gesetzgebung vorgesehenen Pflichten;
  • Daten über Wettbewerbsverfahren (wie Ranglisten, Protokolle usw.) werden auf unbestimmte Zeit gespeichert;
  • Die für die Nutzung von ICT-Diensten erforderlichen digitalen Identitäten werden für deren technische Verwaltung auf unbestimmte Zeit gespeichert;
  • Daten im Zusammenhang mit Disziplinarverfahren werden auf unbestimmte Zeit gespeichert;
  • Die auf der Grundlage der Einwilligung der betroffenen Person zur Nutzung bestimmter Dienste erhobenen Daten werden bis zum Widerruf und/oder zur Beantragung der Deaktivierung des Dienstes gespeichert, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zu deren längerer Aufbewahrung.

11. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Daten, auf Berichtigung oder Löschung derselben Daten, auf Integration unvollständiger Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragung sowie sämtliche andere von den geltenden Gesetzesbestimmungen anerkannten Rechte (Artt. 15 ff. GDPR.

Im Sinne des Art. 13, Abs. 2, Buchstabe d) und des Art. 57, Abs. 2, Buchstabe f) der Datenschutzgrundverordnung haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen nationalen Aufsichtsbehörde (Garante della Privacy http://www.garanteprivacy.it/) zu erheben, sofern Sie eine Verletzung in der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vermuten.

Ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Zustimmung gesetzlich nötig und haben Sie diese erteilt, so haben Sie das Recht, diese Zustimmung zu widerrufen. Ihre Daten werden vom Archiv des Rechtsinhabers entfernt, sofern dies gesetzlich möglich ist. Diese Rechte können Sie ausüben, indem Sie eine Mitteilung an folgende E-Mail-Adresse schicken: privacy@unibz.it.

Bevor wir Ihnen Informationen zur Verfügung stellen oder ändern können, kann es notwendig sein, Ihre Identität zu überprüfen.

Dieses Informationsschreiben ist im Intranet der Universität einsehbar.

Letzte Überarbeitung: 12.11.2020